ASSOCIATION
DE LA
PÉTANQUE
DE
GATINEAU
Règlement
général
(en
date du 11 octobre 2015)
Table des matières
Article 1
Interprétation
Article 2
Disposition générale
Article 3
Objet
Article 4
Membres
Article 5
Assemblée des membres
Article 6
Procédure d’élection
Article 7
Conseil d’administration
Article 8
Pouvoirs du conseil d’administration
Article 9
Assemblées du conseil d’administration
Article 10
Dirigeants du conseil d’administration
Article 11
Exercice financier et vérificateur
Article 12
Contrats, lettres de change, affaires bancaires
Article 13
Déclaration
Déclaration du président
ASSOCIATION
DE LA PÉTANQUE DE GATINEAU
RÈGLEMENT
GÉNÉRAL
1.
INTERPRÉTATION
1.1
Définition et interprétation
À moins d’une disposition expresse contraire ou à moins que le contexte ne le veuille autrement, dans le présent Règlement de l’Association de la pétanque de Gatineau,
«administrateur» désigne les membres du conseil d’administration;
«Club» désigne l’Association de la pétanque de Gatineau;
«membre» désigne un membre ordinaire du Club, c’est-à-dire toute personne ayant le statut décrit à l’article 4 ci-après;
«majorité simple» désigne cinquante pour cent plus une des voix
exprimées au cours d’une assemblée;
«Règlement» désigne le présent règlement ainsi que toutes les modifications qui peuvent y être faites.
1..2
RÈGLES
D’INTERPRÉTATION– Les termes
employés au singulier englobent le pluriel, et vice versa; les termes employés
au masculin englobent le féminin, et vice versa.
1..3
TITRES Les titres utilisés
dans le présent Règlement ne servent qu’à des fins de clarté et de référence
et ils ne doivent pas être employés dans
l’interprétation des termes et des dispositions du Règlement
2.
DISPOSITION
GÉNÉRALE
Le siège social du
Club est situé dans le secteur Hull de la ville de Gatineau.
3.
OBJET
Regrouper en une association sans but lucratif des personnes intéressées à participer fraternellement aux activités de l’Association de la pétanque de Gatineau.
4.
MEMBRES
4. 1 Catégories – Le Club a des membres ordinaires et des membres honoraires.
4. 2 Membre ordinaire – Est membre ordinaire du Club toute personne autorisée par le conseil. Le membre ordinaire doit adhérer au code d’éthique et au Règlement ,et il doit accepter de promouvoir les objectifs du Club. Pour exercer son droit de vote, le membre ordinaire doit être en règle, c’est-à-dire avoir payé sa cotisation annuelle, dont le montant est fixé par le Conseil.
4..3 Membre honoraire – Les administrateurs peuvent désigner à l’occasion comme membre honoraire du Club toute personne ayant rendu service au Club, notamment par son travail., en vue de promouvoir la réalisation de ses objectifs. La qualité de membre honoraire confère le droit de participer aux assemblées générales, mais ne confère pas le droit d’être administrateur et de voter.
4. 4 Carte et (ou) certificat – Les administrateurs peuvent délivrer une carte ou un certificat de membre et en approuver la forme et la teneur.
4 5 Suspension et expulsion – Le Conseil peut, par résolution adoptée par au moins les deux tiers de ses membres, suspendre pour une période à sa discrétion ou expulser tout membre qui ne respecte pas les règlements, agit contrairement aux intérêts du Club ou enfreint le code d’éthique.
5.
ASSEMBLÉES DES MEMBRES
5. 1 Assemblée générale annuelle – L’assemblée générale annuelle des membres du Club a lieu au siège social du Club ou à tout autre endroit, à Gatineau, à la date et à l’heure que le Conseil détermine par résolution. Cette assemblée se tient aux fins de recevoir et de prendre connaissance du rapport du président, d’adopter les états financiers du Club et le rapport du vérificateur, de nommer le vérificateur pour l’année suivante, d’élire les administrateurs et de décider de toute autre affaire dont l’assemblée des membres peut être légalement saisie. De plus, toute assemblée annuelle peut être une assemblée extraordinaire habilitée à prendre connaissance et à décider de toute autre affaire pouvant être décidée lors d’une assemblée extraordinaire.
5. 2 Assemblée extraordinaire – Une assemblée extraordinaire des membres peut être convoquée en tout temps par une majorité simple des administrateurs ou par le président, soit au siège social du Club, soit à tout autre endroit à Gatineau, à la discrétion des administrateurs ou du président. Seuls les sujets mentionnée dans l’avis de convocation d’une assemblée extraordinaire peuvent être acceptés ou rejetés lors d’une telle assemblée.
5..3 Convocation sur demande des membres – Une assemblée extraordinaire des membres doit être convoquée à la requête écrite d’au moins dix (10) membres du Club. Cette requête doit indiquer en termes généraux l’objet de cette assemblée, être signée par les requérants et être déposée au siège social du Club. À réception d’une telle requête, il incombe au président ou au secrétaire de convoquer cette assemblée conformément au Règlement. En cas d’omission, tout administrateur peut convoquer une telle assemblée ou celle-ci peut être convoquée par les membres eux-mêmes, conformément à la loi.
5. 4 Contenu de l’avis de convocation – Tout avis de convocation à une assemblée des membres doit mentionner le lieu, la date et l’heure de l’assemblée et parvenir aux membres au moins dix (10) jours juridiques avant la date fixée pour cette assemblée. L’avis de convocation à une assemblée annuelle ne doit pas obligatoirement spécifier les buts de l’assemblée à moins que l’assemblée ne soit convoquée pour ratifier ou modifier un règlement ou pour décider de toute affaire devant être soumise à une assemblée extraordinaire. L’avis de convocation à une assemblée extraordinaire doit mentionner en termes généraux les objets de cette assemblée.
5..5 Irrégularités – Les irrégularités affectant l’avis de convocation ou son expédition, l’omission involontaire de donner un tel avis ou le fait qu’un tel avis ne parvienne pas à un membre n’affectent en rien la validité d’une assemblée des membres.
5. 6 Président d’assemblée – Les assemblées des membres sont présidées par le président du
Club ou, s’il ne le peut pas, par le vice-président. En cas d’impossibilité d’agir de ces deux personnes, l’assemblée choisit toute autre personne pour agir comme président. Le président de toute assemblée des membres peut voter en tant que membre et, en l’absence de disposition contraire à ce sujet dans la loi ou l’acte constitutif, il a droit de vote prépondérant en cas d’égalité des voix.
5. 7 Quorum – A moins que la loi n’exige un quorum différent à une assemblée des membres, le quorum est constitué par les membres présents, trente minutes après l’heure prévue pour l’assemblée. Les membres présents peuvent procéder à l’examen des affaires de cette assemblée nonobstant le fait que le quorum ne soit pas maintenu pendant tout le cours de cette assemblée.
5. 8 Vote – Toute question soumise à une assemblée des membres doit être décidée par vote à main levée, à moins qu’un vote au scrutin ne soit demandé. À toute assemblée des membres, la déclaration du président de l’assemblée qu’une résolution a été adoptée à l’unanimité ou à la majorité des voix, est preuve concluante à cet effet sans qu’il soit nécessaire de prouver le nombre ou le pourcentage des voix enregistrées en faveur ou contre la proposition. Le vote par procuration n’est pas permis.
5..9
Vote au scrutin – Le vote est fait au scrutin lorsque le président ou
au moins dix pour cent (10%) des membres présents le demande. Chaque membre
remet au scrutateur un bulletin de vote sur lequel il inscrit son choix.
5.10.1
Scrutateur – Le président
de toute assemblée des membres peut nommer
une ou plusieurs personnes, qu’elles soient ou non
membres ou administrateurs du Club, pour qu’elles fassent fonction de
scrutateur à l’assemblée.
6.
PROCÉDURE
D’ÉLECTION
6.
1 Mise en
candidature – Tout membre peut se porter candidat à un poste
d’administrateur si le Règlement le permet. Il doit à cette fin remplir le
bulletin de mise en candidature prescrit par le Club, obtenir la signature de
deux membres et faire parvenir son bulletin au siège social du Club au moins
cinq (5) jours juridiques avant la date de l’assemblée générale annuelle.
Les candidatures proposées au cours de l’assemblée générale sont
admissibles.
6.
2
Présidence – Les membres de l’assemblée choisissent un président
d’élection et, au besoin, un secrétaire et deux (2) scrutateurs. Ces
personnes ne peuvent se porter candidats ni proposer ou appuyer une candidature.
Le secrétaire et les scrutateurs ont droit de vote; le président ne vote
qu’en cas d’égalité des voix. La déclaration du président qu’une
personne a été élue à la majorité des voix est jugée preuve concluante à
cet effet sans qu’il soit nécessaire de dévoiler le nombre de voix obtenu
par chaque candidat.
6.
3 Vote –
L’élection des administrateurs se fait par scrutin à moins que les deux
tiers (2/3) des membres présents consentent à un vote à main levée.
6.
4
Élection – Le président donne la liste des candidatures soumises
conformément à
l’article
6.1. On procède ensuite comme il suit :
a)
Si le nombre de candidats
est égal au nombre de postes vacants, ces candidats sont déclarés élus et
l’élection prend fin.
b)
Si le nombre de candidats
est supérieur au nombre de postes vacants, on procède alors
au scrutin.
c)
Si le nombre de candidats
est inférieur au nombre de postes vacants, ces candidats sont d’abord déclarés
élus, puis on recherche des
candidats parmi les personnes présentes à l’assemblée. Si le nombre de
candidatures est supérieur au nombre de postes encore vacants, on procède
alors au scrutin.
d)
Chaque bulletin de vote ne
peut comporter plus de noms que le nombre de postes vacants.
e)
Les scrutateurs dépouillent
les bulletins de vote en présence du président , qui indique ensuite quels
candidats ont été élus.
f)
Le président d’élection
doit demander aux membres la permission de détruire les bulletins de vote.
7.
CONSEIL
D’ADMINISTRATION
7.
1
Composition – Le Club est géré par un conseil d’administration
composé de cinq (5) à
dix
(10) administrateurs élus provenant de ses membres.
7.
2
Éligibilité – Seuls les membres ordinaires du Club peuvent en devenir
administrateur.
7.
3
Sélection – Les administrateurs sont élus à la majorité simple des
voix exprimées lors de l’assemblée générale annuelle des membres du Club.
L’assemblée élit la moitié des administrateurs lors des années paires et
l’autre moitié lors des années impaires.
7.
4 Mandat –
Chaque administrateur est élu et demeure en fonction pour un mandat d’un (1)
an renouvelable, ou jusqu’à ce que son successeur soit élu, à moins que son
mandat prenne fin avant son expiration.
7.
5
Démission – Tout administrateur peut démissionner en tout temps de
ses fonctions en faisant parvenir une
lettre de démission au siège social du Club.
Cette démission prend effet à compter de la date de son envoi ou à
toute autre date ultérieure indiquée par l’administrateur démissionnaire.
La démission peut aussi être faite de façon orale.
7.
6
Destitution – À moins de dispositions contraires incluses dans
l’acte constitutif, tout administrateur peut être destitué de ses fonctions
avant l’expiration de son mandat, avec ou sans motif
valable, par les membres ayant droit de l’élire, lors d’une assemblée
générale extraordinaire convoquée à cette fin, au moyen d’une résolution
adoptée à la majorité desdits membres. L’administrateur qui fait l’objet
de la destitution doit être informé du lieu, de la date et de l’heure de
cette assemblée dans le même délai que celui à respecter
pour la convocation de l’assemblée. Il peut y assister et y prendre la
parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président de l’assemblée,
il peut exposer les motifs de son opposition
à la résolution proposant sa destitution.
7.
7 Fin du
mandat – Le mandat d’un administrateur du Club prend fin en raison de son décès
, de sa démission, de sa destitution ou, ipso facto, lorsqu’il
ne respecte plus les conditions requises pour être administrateur.
7.
8
Remplacement – Tout administrateur dont la charge est devenue vacante
peut être remplacé par le Conseil au moyen d’une simple résolution.
L’administrateur nommé en remplacement demeure en fonction pour le reste du
mandat non expiré de son prédécesseur.
7.
9
Rémunération - Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération
en raison de leur mandat. Par contre,
le Conseil peut adopter une résolution visant à les rembourser des dépenses
qu’ils doivent engager dans l’exercice de leur mandat.
7.
10
Indemnisation – Le Club peut, au moyen d’une résolution du Conseil,
indemniser les administrateurs actuels ou passés de tous frais ou dépenses, de
quelque nature que ce soit, résultant d’une poursuite de nature civile,
pénale ou administrative dont ils font l’objet, sauf s’ils ont
commis une faute lourde ou ont agi de façon frauduleuse ou grossièrement négligente.
Aux fins de l’acquittement de ces sommes, le club peut souscrire une assurance
à l’égard des administrateurs.
8.
POUVOIRS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
8.
1
Principe – Le Conseil exerce tous les pouvoirs, dans les limites de la
loi, de la charte et des règlements du Club. Il peut fixer le montant de
la cotisation à payer par les membres.
8. 2
Comités – Le Conseil peut établir des comités selon les besoins.
9.
ASSEMBLÉES DU
CONSEIL D’ADMINISTRATION
9. 1
Fréquence des assemblées – Le Conseil se réunit au moins quatre (4)
fois par année.
9.
2
Convocation – Le président, le vice-président ou deux (2)
administrateurs peuvent en tout temps convoquer une assemblée du Conseil.
L’avis de convocation doit indiquer le lieu, la date et l’heure de
l’assemblée et être communiqué au moins cinq (5) jours juridiques francs
avant la date fixée pour cette assemblée.
9.
3
Assemblée d’élection – Chaque année, immédiatement après
l’assemblée générale annuelle des membres du Club et sans qu’un avis de
convocation soit requis, ou lors d’une assemblée du Conseil tenue dans les
trente (30) jours qui suivent l’assemblée générale, les administrateurs
nouvellement élus et les autres en cours de mandat doivent avoir
une assemblée aux fins d’élire ou de nommer un président, un vice-président,
un secrétaire, un trésorier et un statisticien. Le président reste en
fonction jusqu’à son remplacement par le nouveau Conseil, s’il y a lieu de
le faire.
Tout dirigeant peut démissionner en faisant parvenir une lettre de démission
au siège social du Club. La démission peut aussi être faite de façon orale.
Les administrateurs peuvent destituer tout dirigeant du Club et peuvent procéder
à son remplacement par scrutin.
9.
4 Lieu des
assemblées – Les assemblées du Conseil se tiennent au siège social du Club
ou, si la majorité des administrateurs y consent, à tout autre endroit, à
Gatineau, que peuvent fixer les administrateurs.
9.
5
Quorum – Le Conseil détermine par résolution le quorum applicable
lors des assemblées, mais ce quorum doit
toujours exiger la présence d’au moins quatre (4) administrateurs. Le quorum
doit exister pendant toute la durée de l’assemblée.
9.
6 Vote –
Tout administrateur a droit à un vote et toutes les questions soumises au
Conseil doivent être décidées à la majorité. Le vote est tenu à main levée
à moins que le président de l’assemblée
ou un administrateur ne
demande le scrutin; dans ce cas, le secrétaire de l’assemblée agit comme
scrutateur et dépouille le scrutin. Le président de l’assemblée n’a pas
de vote prépondérant.
9.
7
Participation par télécommunication
- Un administrateur peut participer à une assemblée du Conseil à
l’aide d’un moyen de communication, dont le téléphone, qui lui permet de
communiquer avec les autres administrateurs participant à l’assemblée. Cet
administrateur est, en pareil cas, réputé assister à l’assemblée.
9.
8
Consultation restreinte des comptes rendus des délibérations – Les
procès-verbaux des délibérations du conseil peuvent être consultés en tout
temps par les membres du Conseil. Toutefois, ils ne peuvent être consultés par
un autre membre du Club, à moins d’une autorisation expresse du Conseil.
10.
DIRIGEANTS DE
L’ASSOCIATION DE LA PÉTANQUE DE GATINEAU
10.1
Président – Le président du Club préside ou délègue la présidence,
à toutes les assemblées du Club. Le président est le principal dirigeant et ,
de concert avec les autres administrateurs, il veille aux activités du Club. Le
président exerce de plus tous les autres pouvoirs et fonctions que les
administrateurs lui confient.
10.2
Vice-président – Le vice-président exerce les pouvoirs et fonctions
que peuvent de temps à autre lui confier les administrateurs ou le président.
En cas d’absence, d’incapacité, de refus ou de négligence du président,
le vice-président peut exercer les pouvoirs et les fonctions du président établis
par le Règlement.
10.3
Trésorier * – Le trésorier a la charge générale des finances du
Club. Il doit déposer l’argent et les autres valeurs du Club au nom et au crédit
de cet organisme dans toute banque ou institution financière choisie par les
administrateurs. À chaque réunion du Conseil, il doit rendre compte de la
situation financière et de toutes les transactions qu’il a faites en sa
qualité de trésorier. Il doit conserver les pièces justificatives nécessaires.
Il doit laisser examiner ces pièces justificatives et les comptes du Club par
les personnes autorisées à ce faire. Ses fonctions peuvent être déléguées
par le Conseil à un adjoint du trésorier.
10.4
Secrétaire * - Le secrétaire a la garde des documents du Club. Il agit
comme secrétaire aux assemblées du Conseil et aux assemblées des membres. Il
doit donner ou faire donner avis de toute assemblée des administrateurs, des
membres et des comités. Il doit garder les
procès-verbaux de toutes les assemblées dans des dossiers tenus à
cette fin. De plus, il doit garder en sûreté les listes contenant les noms et
les adresses des membres, les copies de tous les rapports faits par le Club et
de tout autre document que les administrateurs peuvent désigner comme étant
sous sa garde. Il exécute les mandats qui lui sont confiés. Ses fonctions
peuvent être déléguées par le conseil à un adjoint au secrétaire.
·
Les postes de trésorier et
de secrétaire peuvent, au besoin, être occupés par la même personne.
11.
EXERCICE FINANCIER
ET VÉRIFICATEUR
11.1
Exercice financier – L’exercice financier du Club débute le 1er
septembre et se termine le 31 août de chaque année. Les administrateurs
peuvent cependant fixer tout autre exercice financier approprié.
11.2
Vérificateur – Le vérificateur est nommé chaque année par les
membres lors de l’assemblée générale annuelle sur recommandation du
Conseil. Sa rémunération est fixée par le Conseil. Aucun administrateur ne
peut être nommé vérificateur. Si le vérificateur cesse d’exercer ses
fonctions pour quelque raison que ce soit avant l’expiration de son mandat, le
Conseil peut remplir la vacance en lui nommant un remplaçant qui sera en
fonction jusqu’à l’expiration du mandat de son prédécesseur.
12.
CONTRATS, LETTRES
DE CHANGE ET AFFAIRES BANCAIRES
12.1
Contrats. Le Conseil désigne la personne habilitée à signer les actes,
contrats, obligations et autres documents exigeant la signature du Club.
12.2
Lettres de change – – Le Conseil désigne la personne habilitée à
accepter, signer ou endosser des lettre de change et d’autres effets bancaires
d’encaissement au nom du Club; cette personne peut également recevoir tous
les chèques et d’autres pièces justificatives.
12.3
Dépôt – Les fonds du Club peuvent être déposés au compte du Club
auprès d’un ou plusieurs établissements bancaires situés à l’intérieur
du Canada et désignés à cette fin par le Conseil.
12.4
Chèques – Le Conseil désigne les personnes habilitées à signer les
chèques de l’Association; deux signatures sont nécessaires à cette fin.
13.
DÉCLARATION
Le Conseil désigne la personne habilitée à représenter le Club lors
d’une poursuite de nature civile, pénale ou administrative. Cette personne
relèvera directement du Conseil.
DÉCLARATION DU PRÉSIDENT :
Ce qui précède est le
texte intégral du règlement général de l’Association de la Pétanque de
Gatineau dûment adopté par le Club conformément à la loi le
……………………………
………………………………….
Le président